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仕事効率アップ! デジタルデータ整理術

投稿日:2019年12月4日 更新日:

日々の仕事の中でどんどん増えるデジタルデータ。
気が付けば、「デスクトップがデータで一杯」「必要なデータがすぐに見つからない」等、仕事の効率を悪くしていませんか?
仕事の効率を上げるためには、デジタルデータの整理・管理が重要です。
フォルダやファイルの管理方法や整理のポイントをおさえて、効率アップを目指しましょう!

フォルダ管理を効率化することでの3つのメリット

まずは、フォルダ管理を効率化するとどんな効果が生まれるのか、フォルダ管理の重要性をご理解いただけたらと思います。

ファイルを探す時間の短縮

圧倒的なメリットとしては、資料やデータを探す時間が少なくできます。目的のデータを探すための時間がたとえば1日に5分でも短縮できれば、1年間(245営業日)で20時間もの時間削減になります。そのように効率化を習慣化していけば、いずれ残業時間の減少や他の業務に充てる時間を作るといったことにもつながると考えます。

ある調査によれば人が「探し物」にかける時間は、1年に150時間になるとも言われ、回数においては1日に約9回、年間にして約3300回もの「探し物」をしているそうです。そのように考えると、細かい改善でもいずれ大きな効率化につながっていくのではないでしょうか。

ストレージ容量の削減

目的のファイルが見つからないと、重複したファイルを何度も保管するようになります。あちらこちらに重複したファイルが作成されることは、同時に最新バージョンのファイルがどれかわからないというようなことにもなります。そうすると無駄なストレージ容量を生み、容量を圧迫することになりますので、フォルダ管理が大切になります。

また同じようなデータが複数のフォルダに存在することは、ミスやトラブルの誘発にもつながりかねないため、ミス防止につながる取り組みは、セキュリティの面でもとても重要です。

情報共有の効率化

ファイルサーバーやオンラインストレージで共有フォルダを利用している場合は、フォルダ内が整理されることで全員にとって使いやすい環境が整うことでのメンバーと情報交換する際もスムーズになります。

リモートワークやテレワークが多くなってきている現在、顔を合わせて仕事ができない分、何かトラブルがあった時にすぐに対処しきれない可能性も高いです。こうした不測の事態に備える意味でも、特に組織で共有するフォルダの管理・整理整頓は日頃から意識しておくと良いでしょう。

 

フォルダの整理をする

次に、フォルダ管理を効率化するために押さえておきたいポイントを紹介します。

フォルダは3階層までにする

フォルダ管理を意識しるぎるあまり、フォルダ構造が実に深層までつくられてしまっていることがあります。フォルダの階層が深ければ深いほど、必要なファイルにたどり着くまでのクリック数が増えてしまいます。理想は3階層までにするのがよいでしょう。またダブリの無いフォルダー階層にすることも重要です。

<フォルダ階層の一例>
第1階層:部署別など
第2階層:年月度別、プロジェクト別、顧客別など
第3階層:案件別、用途別など

また整理されていても、フォルダの中にに多くのフォルダ、ファイルが並ぶような状況だとマウスのホイールをクルクルしながら目的にデータを探すことになり、かえって時間がかかってしまうこともあります。理想をいえば20列くらいまでにフォルダとデータにおさめるとウインドウをスクロールすることがかなり少なくできますので、それだけでも探す手間の効率化ができるでしょう。

フォルダ名、ファイル名の付け方にルールをつくる

そもそもどこにどのようなファイルが保存されているのかを明確にするためのルールについて以下の点を意識するよいでしょう。
・用件ごとにフォルダを分ける
・通番をつけるとその並びになるので分かりやすい
・よく使うフォルダほど上に来るようにする
・作成日、更新日がわかるように名称の最後に日付をつける
・日付の書き方を統一する(2021年1月1日作成のものであれば20210101など)

古いものはまとめることを定期的に行う

ファイルが増えてくると使用するものと使用しないものが一緒くたになってしまい、それだけでも目的にファイルを探したり、どれが最新ファイルなのか分からなくなってしまいます。使わなくなってきた古いフォルダ、ファイルは「過去フォルダー」「旧ファイル」といったフォルダをつくってそこにまとめるようにしましょう。定期的に整理整頓されている状態を作ることが大切です。

このような古いデータを保存しているフォルダが増えてきた場合、一定期間更新されていないデータ、明らかに使う予定の無いデータなどは別の外付けHDDになどに移動して保管するのが良いでしょう。そうすることでデータ数自体が減るので探すやすくなり、ストレージの空き容量を増やすこともできます。

また、思い切って削除してしまうこともできますが、何年か経ってから必要になるデータがある可能性もありますので、特に共有フォルダのデータは、よく確認をしてから削除することが賢明です。

 

大切なデータはバックアップ クラウド利用で外からのアクセスも可能に!

今は使用しなくても、保存しておくべき重要なデータは、保存媒体やクラウドにバックアップをとっておくと安心です。
リプラスがおすすめするGUARDIAN+Rは、高耐久なハードディスクを使用しているので、長期保存に最適です。
また、クラウドTENMAは、自動同期機能により、ファイルの喪失を防ぐだけでなく、外部からのアクセスも可能なので取引先で急にデータが必要になった際などに役立ちます。
すっきりと片付いたデスクトップ画面、ルールに基づいてフォルダごとに分類されたファイルデータで、仕事の効率アップを目指しましょう。

 

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