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仕事効率アップ! デジタルデータ整理術

投稿日:2019年12月4日 更新日:

日々の仕事の中でどんどん増えるデジタルデータ。
気が付けば、「デスクトップがデータで一杯」「必要なデータがすぐに見つからない」等、仕事の効率を悪くしていませんか?
仕事の効率を上げるためには、デジタルデータの整理・管理が重要です。
フォルダやファイルの管理方法や整理のポイントをおさえて、効率アップを目指しましょう!

いらないデータを消す

今では使っていないファイルがそのまま放置されていませんか?
不要なファイルをそのままにしておくと、パソコンの容量を占領するだけでなく、ミスの原因になってしまう可能性があります。
使わないデータは思い切って消してしまうことが整理の第一歩です。
ただし、間違えて消してしまわないように、迷ったものは外付けハードディスクなどの媒体に保存しておくと無難です。

・作業の段階ごとに保存していた古いファイル
・データ作成前のメモファイル
・重複してダウンロードしたファイル

上記のようなものは、削除しても支障がでにくいので、思い切って断捨離を検討してみてはどうでしょう。
くれぐれも間違えて削除することがないよう、気を付けましょう。

フォルダの整理をする

デスクトップ画面がファイルのアイコンで一杯になっていると、誤消去やミスを誘発してしまいます。
ファイルはフォルダに整理して保存しましょう。
ルールを決めて、適切なフォルダにファイルを保存するようにすると、目的のファイルを見つけやすくなります。

例1) クライアント別 → 案件別 → データ形式や日時別
例2) 事業別 → 仕事内容別 → 状況別(進行中/一時保存/完了)

といったように、意味のあるフォルダの階層を作成し、細分化してファイルを保存すると、ファイルの検索もしやすくなります。
ただし階層を深くしすぎると、かえって分かりにくくなるので、フォルダは3階層程度にすることがおすすめです。
また、フォルダやファイルの名前の付け方にも工夫をします。

・頭に数字を入れる
・日付を入れる

等の統一されたルールを適用すると、アイコンが整列され、検索しやすくなります。

大切なデータはバックアップ クラウド利用で外からのアクセスも可能に!

今は使用しなくても、保存しておくべき重要なデータは、保存媒体やクラウドにバックアップをとっておくと安心です。
リプラスがおすすめするGUARDIAN+Rは、高耐久なハードディスクを使用しているので、長期保存に最適です。
また、クラウドTENMAは、自動同期機能により、ファイルの喪失を防ぐだけでなく、外部からのアクセスも可能なので取引先で急にデータが必要になった際などに役立ちます。
すっきりと片付いたデスクトップ画面、ルールに基づいてフォルダごとに分類されたファイルデータで、仕事の効率アップを目指しましょう。

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