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テレワーク導入にNASは必要?NASで社内ストレージを構築して情報共有

投稿日:2020年12月21日 更新日:

 

「テレワーク」は新型コロナウイルスの流行前、2017年に成立した働き方改革関連法に基づいて政府が推進していた「働き方改革」の政策のうちの1つです。
在宅業務の環境を進めていた企業はコロナ禍でも十分な対応がとれましたが、そうでない中小企業もいまだ多いです。

今回は、テレワークに必要な仕組みや運用方法のイメージが持てず、なかなか導入に踏み切れない経営者向けの情報をまとめました。

テレワークで困ること

新型コロナウイルスの対応として慌ててテレワークを導入してみたものの、社員に混乱を招いた会社も多数あったようです。

在宅業務で必要な資料をコピーして持ち帰ったり、文書データをUSBメモリに保存したりするために、外出自粛状況なのに仕方なく出勤するケースもありました。

初めての緊急事態だったので致し方ない部分もあるのですが、いつ新型コロナウイルスの再流行が起こるかはわかりません。
そうでなくても、日本はもともと自然災害の多い国です。大雨や台風、大地震などで交通機関が麻痺し、社員が出社できなくなる状況を常に想定しておかなければならないでしょう。

万一のときにも業務が進められるよう、即座にテレワークに切り替えられる体制づくりは各企業の喫緊の課題です。

社内でおこなっていた業務を在宅でスムーズに進めるには、社員の自宅にも同等の仕事環境を整えることを考えないといけません。

パソコンやインターネット環境は社員側で準備してもらうにしても、社内の資料やデータが自宅業務でも必要になる場合がほとんどです。
そのたびに出社させてUSBメモリなどでデータを持ち帰らせるのは、テレワークの恩恵が薄くなるうえに作業効率も悪くなります。

また、社員に機密データの持ち出しや携行を頻繁におこなわせると、紛失や盗難による情報流出のリスクを高めてしまいます。

テレワークで困るのは「在宅業務をおこなう社員にどうやって情報共有をさせるか」ということです。

テレワークには情報共有が不可欠

テレワークでは対面で会話する機会が極端に減ります。したがって、上司と部下または社員同士の間に情報共有の問題が起こりやすくなります。

お互いが社内にいれば口頭ですぐに確認できることもテレワークではそうはいきません 。
かといって、事あるごとにメールでやり取りするのも面倒です。チームで取り組む業務の場合、それぞれがどのように仕事を進めているのか、全体での進捗率はどうなっているのかを把握するのが困難になり、社員に余計なストレスを与えます。

上司にとっては個々の仕事ぶりや労働時間の管理に目が行き届かなくなり、人事評価をする際に支障が出るでしょう。

これらの問題を解決するには、即時的な情報共有の仕組みが不可欠です。
社員一人ひとりが今どんな仕事に従事しているのか、また、進捗状況はどの程度かを把握できるように、ネットワーク上に全員の仕事を集約させなければなりません。

テレワークをうまく機能させるためには、資料やデータだけでなく、社員それぞれの作業している文書ファイルやワークシートなどを一元的に管理できるストレージを用意するのが理にかなっています。

テレワークの情報共有に必要なこと

業務に必要な資料や文書が紙で管理されている場合、データとしてのやり取りができません。利用頻度や重要度が高いものだけでもスキャンして電子化を進めていく必要があります。
社内業務に必要なデータを一括で保管するストレージを用意して、社員が共有できるようにするのが円滑なテレワークへの第一歩です。

データによっては課外の者が閲覧できないものや、権限が必要になるものもあるでしょう。
その場合は前もってアクセス権を設定したり、共有ルールを決めたりしておきます。
また、社員が目的のファイルを探し出しやすくなるように、フォルダの整理や業務ごとに階層化をおこなっておくと便利です。

テレワーク社員のタスク管理やスケジュール管理もネットワーク上でできれば負担が軽くなります。

チャットアプリやオンライン会議ツールも導入し、ネット上で対面の会話もできる体制を整えられれば理想的です。

しかし、これらをすべてを準備するには時間もコストもかかります。まずはテレワーク業務を効率よくおこなうのに必要な、共有ストレージを構築するのが先決です。

社内の情報共有に役立つNAS

 

社内の資料やデータを一元管理するネットワークストレージとして、NASを導入することをおすすめします。

ファイルサーバを用意するよりも低コストで構築でき、扱いも比較的簡単だからです。また、ファイルサーバを常時稼働させるよりも、NASのほうが省電力で運用できます。

NASにはユーザーあるいはユーザーグループ別でアクセス権限を付与する機能があり、課や役職によって扱えるファイルやフォルダの設定も可能です。
社内LANに接続していれば、どの端末からでも情報にアクセスできるのは非常に便利です。

NAS自体は社内ネットワーク上で運用されるため、そのままではテレワークでは活用できませんが、VPN接続やクラウドサービスとの連携をおこなえば、社外からでもアクセスが可能です。

データはNASの中に保存されるので、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのアクセスしている端末の故障、紛失、盗難などが発生してもデータが失われません。
IDとパスワードさえあれば、すぐに別の端末でNAS内の資料データを閲覧したり、共有ファイルで作業をしたりすることができます。

NASを導入してテレワークの業務効率化を図ろう!

テレワークの重要な課題は情報の共有です。
社員同士、あるいは上司と部下のコミュニケーションを密におこなうのも大切ですが、業務に必要なデータやファイルに簡単にアクセスできる環境が整っていることが大前提です。

資料を取りに行くという不要な出社がなくなるだけでも、テレワークの業務効率化が図れます。

しかし、そのためにはNASの構築とNASに外部からアクセスができる仕組みを準備しなければなりません。
もし、テレワークに適したNASを探しているならQNAP社製のNASをベースにしたGUARDIAN+Rがおすすめです。クラウドサービスTENMAを併用すれば、テレワーク導入の強い味方となるでしょう。
NASの導入を考えている方は、弊社までぜひ問い合わせください。

 


 

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