政府の進める働き方改革によってテレワークを導入する企業が多くなりました。
また、新型コロナウイルスの影響もあり、通勤時間にとらわれない働き方ができるようになってから仕事の生産性が高まった例も増えています。
一方で、社員同士のコミュニケーション不足や勤怠管理の難しさなどの新たな問題点が出てきました。
今回はテレワークを導入するときにデメリットとなるポイントと、失敗しないようにどうすればよいかを説明します。
Contents
コミュニケーション不足になるデメリット
自宅で仕事をする時間が増えたことで、職場で顔を合わせていたときよりも上司と部下、あるいは同僚との会話が減ってきました。コミュニケーションをとる機会が減ると、報告・連絡・相談、いわゆる「報連相」に不備が出てしまいます。
また、新型コロナの感染拡大防止のために飲み会やイベントなどが自粛され、社員同士の交流がほとんどおこなわれていないケースもあります。従業員のチームワークが損なわれることを危惧して、テレワークの導入をためらっている企業経営者は少なくないはずです。
コミュニケーション不足の対策は、テレワーク従事者同士が密に連絡を取り合えるような仕組みづくりをすることです。
例えば、少人数のチームを編成し、チャットツールやWeb会議などを利用して報連相がいつでもできる環境を作るとよいでしょう。他にも、自宅が近い者が複数名いるような場合は、近場にサテライトオフィスを用意するのもよいかもしれません。
コミュニケーション不足を解消して、チーム力の低下を防ぎましょう。
テレワーク社員の管理が難しくなるデメリット
管理者の立場からすれば、社員がテレワークでも職場で勤務しているときと同様の働きぶりを求めたくなります。
しかし、残念ながら、テレワーカー全員が業務時間中ずっと真面目に仕事をすることはなかなかないでしょう。上司の目が届かなければサボることもありますし、テレビを見ながら、あるいはゲームをしながらテレワーク業務をおこなうケースもあります。集中力を欠いた仕事はミスも増えますし、効率も悪いです。生産性が落ちてしまうのは会社にとって大きな痛手ですので、テレワーク自体を取りやめることにつながりかねません。
テレワーク社員がしっかり働くよう管理するには、PCのログインチェックや仕事の進捗状況を確認できるツールを導入するとよいでしょう。
ただし、「会社に監視されている」と強く感じさせるような対策は、テレワーク社員にとって不満の原因にもなりえます。単に管理ツールを導入するだけでなく、仕事のさせ方を工夫してみるのもいいかもしれません。
個々の仕事の範囲を今まで以上に明確にしたり、仕事量に比例した評価方法を採用するなどして、社員自らが仕事を進んでやるような仕掛けを考えてみましょう。
仕事の資料やデータに関するデメリット
資料をデジタル化し、共有データとして社員がアクセスできるようにしている企業は多いでしょう。しかし、社内サーバ内での運用に限定している場合、テレワーク社員は自宅から必要なデータを得ることができません。出社している別の社員にメールやファイル共有ツールで送ってもらうか、自分で会社まで取りに行くことになります。これでは余計な業務が増えるだけで、普通に出社して仕事をするよりも能率が悪いです。
資料やデータにアクセスしにくくなるテレワークのデメリットは、VPNやクラウドを導入することで解消できます。VPNは社内サーバに外部から安全にアクセスできるネットワークシステムで、クラウドはインターネットを通じて利用できるストレージサービスです。これらを活用すれば、テレワーク社員が必要なデータをすぐに取り出すことが可能です。
情報漏えいの危険性が高まるデメリット
テレワークは自宅だけで業務がおこなわれるとは限りません。近所のカフェや図書館、移動中の駅や空港など、PCなどの端末が使える環境さえあれば、いつでもどこでも仕事ができるのはテレワークの大きなメリットです。その反面、機密情報のような大切なデータが漏えいするリスクもはらんでいます。
悪意のある第三者が公共Wi-fiのアクセスポイントを装って、データを盗み取るような事例も発生しています。さらには、出先で仕事をしようとして、持ち出したノートパソコンごと紛失したり盗難されたりするケースもあります。
テレワーク社員に対して、情報セキュリティの教育をきちんとしておくのが重要です。IDやパスワードの管理はもちろん、端末の使用場所や共有データの扱い方について正しく理解させておけば、人的要因による情報漏えいを防ぎやすくなります。さらに、セキュリティ対策が万全なデータ共有システムを活用すれば、より安心してテレワークを導入することができるでしょう。
デメリットを解決してテレワークの強みを最大限に活かそう
コミュニケーション不足や社員を管理しにくいこともテレワークのデメリットとして挙げられますが、データ共有や情報セキュリティが最も大きな不安要素です。
テレワークを導入する際は、社員が安心、安全に社内データにアクセスできるようなシステムを用意する必要があります。
QNAP製NASを採用した「GUARDIAN＋R」とクラウドストレージ「Win-Get! Cloud TENMA」の組み合わせは、高速なアクセスと高いデータ保全性が特長で、テレワーク業務におすすめです。さらに、出張設定サポートや万が一データが消えたときの復旧が無料でおこなえます。
この機会に、社内サーバとして「GUARDIAN＋R」を検討してみてはいかがでしょうか。
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