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テレワーク必見!離れた場所でもエクセルなどを共有するには?

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コロナ禍によりテレワークが叫ばれておりますが、一般的にはやっとテレワークが浸透してきたというのが現実ではないでしょうか?
IT専門担当者がいらっしゃる場合などは既に解決しているかもしれませんが、テレワーク時の問題の一つに「データを同時に編集できない」というものがあります。
エクセルや会計データなどの同時入力が出来ないと、一人に仕事を集中させるか、結局みんなが会社に出てきて仕事をするしかなくなってしまいます。
この問題を解決するための、一つの回答をご案内いたします。

VPNを導入しよう!VPNとは?

セキュリティの関係上、これまで多くの企業のファイルサーバはインターネットを通じて外部から利用できないようになっていました。
基本的には社内でのデータアクセスのみを想定していたためですが、テレワーク導入後は社外からでも共有ファイルにアクセスできるようにする必要が出てきました。
この問題を解決できるのがVPNを利用するという方法です。

VPNは、社内サーバなどのイントラネットへインターネット経由でのアクセスを可能にする技術です。
この技術を利用すると、離れた場所にいても、オフィスにいるときと同じようにファイルにアクセスすることが可能になります。
そのため、エクセルの同時編集(共有)が可能になり、会計ソフトなども同時に扱うことができるようになります。
もちろん、その際は盗聴や傍受をされないよう通信の安全性を保つための暗号化技術を用います。

ただし、通常はVPNの導入にかなりのコストが発生します。
インターネットVPNの場合だとルーター購入費用と最初の設定で数万円程度の初期費用で済みますが、IP-VPNでは月額費用がこれに加わります。
容量や設置拠点の数が増えれば毎月のコストがどんどんかさんでしまうのが難点です。
また、サーバ管理者がおこなう設定も難しく、ある程度のサーバ運用経験や専門知識を必要としますし、クライアント側の端末にもVPN接続の設定が必要で、テレワーク社員が自力でおこなうには少しハードルが高いかもしれません。

QNAP社製NASで簡単にテレワーク環境を実現!設定方法など

テレワークに社内のデータサーバを活用するにはVPNが有効です。
しかし、導入の敷居が高いために、なかなか踏み切れない会社も多いと思います。

その問題は、GUARDIAN+Rでも使用している、QNAP社製のNASが解決してくれます。
QNAP社製のNASには「QVPN Service」という無料のVPNサーバー機能がついているので、まずコスト面は完全にクリアできるはずです。

そして「QVPN Service」の最大の強みはサーバとクライアント両方の設定が簡素化されていることです。
このおかげでテレワーク社員に専門的な知識がなくても、端末側の設定をできるようになります。

1.外部アクセスを行うために必要な環境設定

①ネットワーク内にルーターが1台設置されていること

②QNAP管理画面上で、myQNAPcloudもしくはQVPN Serviceを登録・インストールを行う
※社内のシステム管理者が設定を行うようにしましょう。管理者がユーザー管理やアプリの公開など必要に応じて対応が必要です。

2.QNAP社製NAS myQNAPcloud設定およびQVPN Service設定

myQNAPcloudの設定関しては、
テレワークに最適なQNAP社製高耐久NASを採用した【GUARDIAN+Rバックアップシステム】をご紹介
をご覧ください。

QVPN Serviceの設定
①パソコンのブラウザ上で設定画面を開く
②[App Center]から[QVPN Service]をインストールし、稼働する
※QVPN Serviceには接続方法が様々あります。今回は[OpenVPN]に関して説明いたします。
③[QVPN Service]-[OpneVPN]のチェックボックスにチェックを入れ、適用後、[設定ファイルのダウンロード][証明書のダウンロード]を行う
④[myQNAPcloud]-[自動ルータ構成]内の[QVPN(OpenVPN)]のチェックボックスにチェックを入れ、[ルータに適用]を行う
※適用後、エラーが出る場合には、ルータの設定などの確認を行いましょう。
OpenVPNの公式サイトから[OpneVPN GUI]のインストールを行う。
⑥[OpneVPN]を起動することで「C:\Program Files\OpenVPN」の下に「config」フォルダが出来ます。
※③のダウンロードした設定ファイル(*.ovpn)と証明書ファイルを「C:\Program Files\OpenVPN¥config」に格納

3.QVPN Service(OpenVPN)にてQNAP社製NASに接続

①タスクトレイの[OpenVPN]のアイコンを右クリックし、[接続]を開始する。

②接続後、IPアドレスを入力の上、データの確認が可能です。
※タスクトレイの[OpenVPN]のアイコンが緑色でない場合に関しては、接続ができていない状態ですので、ご注意が必要です。

VPNの導入はコストがかさむことや管理・設定の難しさがネックになりやすいですが、QNAP社製のNASならその両方の問題を解決できます。
「QVPN Service」を使えば、無料でVPN環境を構築できますし、通常のVPNよりも設定が簡素化されていて利用しやすくなっているのがメリットです。
さらにおすすめなのは、そのQNAP社製のNASをベースに構築された「GUARDIAN+R」を導入することです。

元々の高機能に加えて、データ保全にさらなる対策が施されています。テレワーク導入を機会に、「GUARDIAN+R」をぜひ検討してみてください。

法人様限定!無料貸出サービスもあります

今回ご紹介したQNAP社製のNASの無料貸出サービスを行っていますので、この機会に是非ご利用ください。
また、無料貸出サービスにおいても上記VPN設定のご対応が可能です。
QVPN Serviceの設定や、GUARDIAN+Rに関してのご相談・お困りごとなどありましたらお気軽にご相談ください。

なお、無料貸出サービスの申し込みフォームもご用意しております。
お申込みご希望の方は下記の画像をクリックしていただき、フォームの入力をお願いします。


 

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