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テレワーク導入における注意点

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新型コロナウイルスの影響もあり、「テレワーク」を導入・継続している会社が増えています。 テレワークは、自宅やカフェ、レンタルオフィスやワーキングスペースから「ノートパソコン」・「タブレット端末」・「スマートフォン」などを使い、時間や場所にとらわれない働き方ができることが魅力です。
しかし、テレワークを導入するには、外部から会社のNASやサーバーにアクセスできるよう設定することや、テレワークが出来る環境を整える必要があります。

では、テレワークの環境を整えるにはどのような点が重要なのでしょうか。
導入時に起きやすいトラブルや解決方法をご紹介します。

使用環境・機器に関する注意点

テレワークの実現には「機器」を準備し「使用環境」を整えることが必要です。 会社のNASやサーバー、自宅のパソコンやネットワークをテレワークに対応させなくてはいけません。 また、NASやサーバーへのアクセス方法が変わったり、パソコンの使用頻度が高くなるなど、使用環境も大きく変わります。 使用環境を整える際に、起こりやすいトラブルはどのようなものでしょうか。

1.アプリインストールによるトラブル

自宅のパソコンでテレワークを行う場合、新たにアプリをインストールしなければならない場合があります。 アプリのインストールは、パソコンのシステムに手を加えることになります。古いパソコンや空き容量の少ないパソコンにインストールする際は注意が必要です。 アプリをインストールする前に、必ずバックアップを取るようにしましょう。

2.データ移行によるトラブル

テレワーク導入を機に、古いパソコンや空き容量の少ないパソコンを買い換える方もいらっしゃると思います。
古いパソコンから新しいパソコンにデータを移行する際に、コピーの失敗などで、大事なデータを失ってしまうことがあります。
データ移行が完了した古いパソコンを処分したり、初期化したりする前に、必ず必要なデータがすべてコピーされているかを確認してください。 もし、作業が不安な方は、データを扱うプロに相談しましょう。

3.NASやサーバーへの負荷が増えるトラブル

テレワークでは、これまで社内ネットワークでしかアクセスしていなかったものを、自宅からインターネット経由でアクセスすることになります。
外部環境の通信状態によっては、アクセス中に通信が途切れたり、再度アクセスし直したりと、これまでにはなかった負荷がNASやサーバーにかかる可能性があります。
また、情報流出防止のため外部媒体へのデータ保存を禁止している場合、作業している間NASやサーバーに接続し続けなければなりません。

こうした使用環境の変化によって、NASやサーバーにかかる負荷が増えれば、HDDの故障などのトラブルが発生する可能性は高くなります。
HDDが故障してしまってからでは、取り返しがつきません。 こちらも常にバックアップを取るようにしましょう。

セキュリティに関する注意点

テレワークは便利な一方で、会社の情報を社外で扱うので、利用する側には「高いセキュリティ意識」が必要です。 テレワークにおけるセキュリティ面の注意点をご紹介します。

1.OSや利用ソフトを最新に保つ

業務で利用する端末は、OSやソフトの提供元から更新プログラムが提供され次第、適用し、脆弱性(セキュリティの穴)を修正しましょう。 しかし、最新のプログラムに更新することにより、テレワーク先のデータに接続できなくなるなどのトラブルが起きる可能性もあるので、会社に確認を取ってから実行しましょう。

2.セキュリティソフトを必ず導入する

セキュリティソフトやアプリを入れ、最新の状態に保ちましょう。 ウイルス感染や不正サイトへのアクセス、不正アプリの侵入など、ネット上の脅威によるリスクを軽減することができます。

3.セキュリティ機能付き媒体や適切なクラウドサービスを利用する

万が一、外部でデータを紛失してしまった場合に他者にデータを見られないようにするためにも、使用する際は暗号化機能のついている外付けHDDやUSBメモリを使用しましょう。媒体ではなく、セキュリティの高いクラウドサービスを利用する方法もあります。

4.第三者による画面ののぞき見を防ぐ

外部から会社のデータを利用、閲覧する際は、画面にプライバシーフィルターを装着してのぞき見を防ぎましょう。 また、利用しない際は電源を切るか、画面をロックするなど、ログインできないようにしておきましょう。

5.不審なメールには要注意

最近は内容が巧妙で、実在の組織や人物であるかのようなメールが届くことがあります。 メールに記載されているURLからは絶対にログインせず、確かな情報源から、真偽を確認するようにしましょう。

 

上記のポイントについては、普段の業務でも重要なセキュリティの注意点ですので、常に意識しましょう。

自己管理の工夫

環境が整い、いざテレワークを始めて気付くのが、「自己管理」の難しさです。 テレワークでは、自身で業務の時間管理をしなければなりません。成果を出すためについ働きすぎたり、逆に人目がないことで怠けてしまったりすることも少なくありません。 また、ひとりで働いているため、仕事上必要な相談がしづらくなり、孤独感に見舞われることもあります。

そのような問題を解決するためには、自己管理のため工夫や対策が必要となります。

コミュニケーションツールの導入
zoomやskypeなど、コミュニケーションツールを導入することで、会議や、事業進捗確認、情報共有が可能となります。 みんなと話す時間ができるため、孤独感の解消にもつながります。

メールなどで定時報告をする
業務の進行が気になる場合は、チャットやメールで定時報告をするようにルール化することも手法の一つです。

集中できる環境づくり
自宅での仕事は、集中力を乱すものが多くなります。テレビや漫画などの誘惑物を部屋から排除したり、服装によってオン・オフを切り替えるなども集中力を高める効果があります。

NASを利用したテレワーク導入事例

新型コロナウィルスの感染拡大以降、テレワーク導入についてのお問い合わせを複数いただいております。 弊社が販売する高い信頼性を誇るQNAP社製NASを採用した「GUARDIAN+R」を利用した、テレワークの導入事例をご紹介します。

事例) 熊本県 システム会社 様
・導入のきっかけ
新型コロナウイルスの影響により、オフィスでしかできない業務以外はテレワークを導入したいとご相談を頂きました。
まずは営業担当者や事務担当者の資料の作成などのために、試験的に導入されました。
・導入・設定手順
①GUARDIAN+Rの導入(初回の設置・設定サポート無料)
②フォルダの作成
③データをコピー(NASの共有データ、各PC内のデータ)
④PCやスマートフォンへQNAPアプリの導入
・活用実績
①データ保存及び編集
「my QNAP cloud」のサイトにアクセスし、任意のブラウザでNASに保存されているデータを共有、表示、ダウンロードすることが可能。
②Android,iPhoneからもアクセス可能
Android,iPhoneをお使いの場合、専用アプリをインストールすることでスマートフォンやタブレットからもアクセスができます。

外出先からのアクセスについてはこちらの記事にも詳しく載せていますので、ご参照ください。

テレワークに最適なNASはこちら

本来、NASやサーバーは、外部からアクセスができないようになっていますが、テレワークでは、外部からのアクセスが必要です。

高い信頼性を誇るQNAP社製NASを採用した【GUARDIAN+R】は、「my QNAP cloud」というサービスを使うことで、外部からも安全にデータにアクセスすることができます。 こちらを利用することで、NASに保存されているデータを外部から表示、ダウンロード、アップロードすることができるため、テレワークに最適です。

設置・設定・利用方法のサポートはもちろん、万が一の故障に備えた「データ復旧保証」も付帯しているので安心です。 テレワーク導入をご検討の際は、お気軽にお問合せください。

 


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