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ファイルを保存するだけがNASじゃない!3つのNAS活用術

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NASの使い方で仕事の効率が大きく変わる!?

社内に共有のファイルサーバ(NAS)を設け、部署やチーム、プロジェクトで共有したいエクセルやワード、写真や動画など様々なデータを保存している会社がほとんどだと思います。
データ保存としてNASはビジネスシーンで欠かせない存在になりつつありますが、
NASをただの”社内データ共有保存媒体”として活用していませんか?

一昔前のNASは”データの保存”が主な機能でしたが、
最近のNASは”データの保存”だけでなく、様々な機能が付属しています。

そこでここでは、
「ビジネスシーンで使えるNASの便利な活用術」のポイントを3つ紹介します。

3つのNAS活用術

その1-フォルダごとにアクセス制限をかけて使える!

NASを使用する際、部署や人ごとにフォルダにアクセス制限をかけることができます
アクセス制限とは、個別ログインユーザを識別して、ファイルやフォルダへ読み書きの制限などのアクセス権を設定する機能です。

例えば、同じNASを共有で使用した場合、アクセスできる人を色々なパターンで設定することが可能です。
社長のパソコンの共有ファイルを、実は全社員が勝手に閲覧していた・・・という危機的状況も回避できます。

【赤ファイル】社長や専務・常務など役員クラスしか読み書きできない、設定
【青ファイル】役員クラス+部長・課長クラスまで読み書きできる、設定
【黄ファイル】全社員が自由に読み書きできる。もちろん社外の人は一切読み書きできない、設定

この他に、営業、人事、給与管理、企画開発など部署ごとにフォルダを分けて使用する方法もあり、
ファイルにパスワード設定する手間なく、部署内でのデータアクセスが可能になります。

守るべき情報は守った上で、社内の情報共有を積極的に図る効果的な手法です。

<アクセス制限ができるNASを一部紹介>
・QNAP (キューナップ):  TS-231P TS-431P TS-253Be TVS-473e TVS-673e TVS-873e 等
・Synology(シノロジー): DS115 DS218 DS119 DS418 等
・LANDISK(ランディスク): HDL-AA HDL2-AA HDL-ART HDL-T HDL-Z4WPIX 等
・LinkStation(リンクステーション): LS210D LS220D LS510D LS520D 等
・TeraStation(テラステーション):
TS3210DN TS5410DN TS5600DN TS5810DN 等
その他のメーカーでもフォルダにアクセス制限をかけることができます。
メーカーにより設定の方法やアクセス制限の範囲やユーザー数等、違いがありますので、購入前にしっかりと確認しておきましょう。

 

その2-自社でクラウドサーバーが構築できる!

通常のクラウドストレージサービスは、サービス提供会社のサーバーにデータを保存する為、
企業のセキュリティポリシーによって社外にデータ保存NGという場合は残念ながら使用することが出来ません。
この問題を解決してくれるのが「自社(企業内)クラウド」なのです。
NASを社外の場所から(定められた人のみ)アクセス設定ができるように構築することにより、企業内クラウド化が可能となります。
では企業内クラウド利用のメリットを3つご紹介します。

時間・場所を選ばずにアクセス可能
これまで社内に戻ってから確認していた作業が、インターネット環境さえあれば、時間、場所を選ばずにアクセス可能なため
リアルタイムで会社内外から情報を送受信、確認が出来るようになります。

ファイルの共有が簡単にできる
社内のファイルの受け渡しをUSBメモリやメールで行っていませんか?
NAS上に共有ファイルを置くことによって、簡単にファイルを受け渡しできます。
また同時に複数人で共有ができるため、ファイルの一元管理が可能となり作業効率が格段にUPします。

クラウド契約が不要&ランニングコストが不要
クラウド利用前のクラウド契約手続きが不要
また、外部クラウドサービスには月額費用が発生しますが、社内クラウドはプラスで月額利用料がかかることはありません。

上記のように、社内クラウド化で動画などの大容量ファイルもスムーズに保存・共有することができ、 仕事の書類や写真へ誰でもどこからでもアクセスできる為、生産性の向上が期待できます。
外部への情報漏洩や社内での秘密書類も「アクセス制限」をかけることで、安全に守られます。

 

その3-NASの自動同期で大量の写真も簡単管理

例えばスマホで撮影した現場の写真や証拠写真など、カメラ機能の向上によりスマホのデータ容量は増える一方です。
スマホの場合は、データ移行時のちょっとした手違いや機器の故障、ソフトウェアの不具合や不注意による落下・水没、盗難や火災など、データが失われるリスクが多数あります。
定期的なバックアップは、大切な写真データをはじめとする様々なデータ消失のリスクを軽減できます。
NASの自動同期ツールを使用すれば簡単かつ安全に、大容量のバックアップをとることが可能です。
自動同期で保存漏れがないことが最強です!
万一PCに何かあっても、スマホに何かあっても、NASにバックアップがあることで、業務をSTOPさせません

データ保存以外の機能も充実しているおすすめのNASは?

さて、NASの活用術3つをご紹介しましたが、そもそもNASの耐久性が悪ければ元も子もありません。
NASは24時間動き続けるため、筐体内に熱が籠もりがちです。
そのため通常のHDDではなく、連続稼働に耐えうるNAS用HDDを選ぶことがポイントです。

またNASは、複数の人が頻繁にデータの読み書きを行うため、高い処理性能も求められます。

リプラスではデータバックアップシステム「GUARDIAN+R」を展開しています。
「GUARDIAN+R」は高性能なQNAP製NASとWD製のNAS専用HDDを採用しております。
NAS専用HDDは、24時間365日動作することを想定されて設計されていますので、通常のHDDより耐久性が高いのが特徴です。
ただ、そうはいっても壊れない機器はありません。
「GUARDIAN+R」には保守サービス契約中、データ復旧を無料で受けられる「データ復旧保証」もセットになっていますので、データ復旧が必要となった万が一の場合でもご安心いただけます。

さらに導入時のNAS設置や、フォルダアクセス制限やRAID構築等、大変な設定もデータのプロが出張設定サポートとして無料で行います
安心してお任せください!!!

ご興味がありましたらお気軽にお問い合わせください。

・データバックアップシステム「GUARDIAN+R」の詳細はこちら

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