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ファイルを保存するだけがNASじゃない!3つのNAS活用術

投稿日:2019年1月23日 更新日:

NASの使い方で仕事の効率が大きく変わる!?

社内に共有のファイルサーバ(NAS)を設け、部署やチーム、プロジェクトで共有したいエクセルやワード、写真や動画など様々なデータを保存している会社がほとんどだと思います。
データ保存としてNASはビジネスシーンで欠かせない存在になりつつありますが、
NASをただの”社内データ共有保存媒体”として活用していませんか?

一昔前のNASは”データの保存”が主な機能でしたが、
最近のNASは”データの保存”だけでなく、様々な機能が付属しています。

そこでここでは、
「ビジネスシーンで使えるNASの便利な活用術」のポイントを3つ紹介します。

3つのNAS活用術

その1-フォルダごとにアクセス制限をかけて使える!

NASを使用する際、部署や人ごとにフォルダにアクセス制限をかけることができます
アクセス制限とは、個別ログインユーザを識別して、ファイルやフォルダへ読み書きの制限などのアクセス権を設定する機能です。

例えば、同じNASを共有で使用した場合、アクセスできる人を色々なパターンで設定することが可能です。
社長のパソコンの共有ファイルを、実は全社員が勝手に閲覧していた・・・という危機的状況も回避できます。

【赤ファイル】社長や専務・常務など役員クラスしか読み書きできない、設定
【青ファイル】役員クラス+部長・課長クラスまで読み書きできる、設定
【黄ファイル】全社員が自由に読み書きできる。もちろん社外の人は一切読み書きできない、設定

この他に、営業、人事、給与管理、企画開発など部署ごとにフォルダを分けて使用する方法もあり、
ファイルにパスワード設定する手間なく、部署内でのデータアクセスが可能になります。

守るべき情報は守った上で、社内の情報共有を積極的に図る効果的な手法です。

<アクセス制限ができるNASを一部紹介>
・QNAP (キューナップ):  TS-231P TS-431P TS-253Be TVS-473e TVS-673e TVS-873e 等
・Synology(シノロジー): DS115 DS218 DS119 DS418 等
・LANDISK(ランディスク): HDL-AA HDL2-AA HDL-ART HDL-T HDL-Z4WPIX 等
・LinkStation(リンクステーション): LS210D LS220D LS510D LS520D 等
・TeraStation(テラステーション):
TS3210DN TS5410DN TS5600DN TS5810DN 等
その他のメーカーでもフォルダにアクセス制限をかけることができます。
メーカーにより設定の方法やアクセス制限の範囲やユーザー数等、違いがありますので、購入前にしっかりと確認しておきましょう。

 

その2-NASとクラウドが連携!

通常のクラウドストレージサービスは、サービス提供会社のサーバーにデータを保存する為、
企業のセキュリティポリシーによって社外にデータ保存NGという場合は残念ながら使用することが出来ません。
この問題を解決してくれるのが「自社(企業内)クラウド」なのです。
NASを社外の場所から(定められた人のみ)アクセス設定ができるように構築することにより、企業内クラウド化が可能となります。
では企業内クラウド利用のメリットを3つご紹介します。

時間・場所を選ばずにアクセス可能
これまで社内に戻ってから確認していた作業が、インターネット環境さえあれば、時間、場所を選ばずにアクセス可能なため
リアルタイムで会社内外から情報を送受信、確認が出来るようになります。

ファイルの共有が簡単にできる
社内のファイルの受け渡しをUSBメモリやメールで行っていませんか?
NAS上に共有ファイルを置くことによって、簡単にファイルを受け渡しできます。
また同時に複数人で共有ができるため、ファイルの一元管理が可能となり作業効率が格段にUPします。

クラウド契約が不要&ランニングコストが不要
クラウド利用前のクラウド契約手続きが不要
また、外部クラウドサービスには月額費用が発生しますが、社内クラウドはプラスで月額利用料がかかることはありません。

上記のように、社内クラウド化で動画などの大容量ファイルもスムーズに保存・共有することができ、 仕事の書類や写真へ誰でもどこからでもアクセスできる為、生産性の向上が期待できます。
外部への情報漏洩や社内での秘密書類も「アクセス制限」をかけることで、安全に守られます。

 

その3-1 NASのアプリを活用して大量の写真も簡単管理

例えばスマホで撮影した現場の写真や証拠写真など、カメラ機能の向上によりスマホのデータ容量は増える一方です。
スマホの場合は、データ移行時のちょっとした手違いや機器の故障、ソフトウェアの不具合や不注意による落下・水没、盗難や火災など、データが失われるリスクが多数あります。
定期的なバックアップは、大切な写真データをはじめとする様々なデータ消失のリスクを軽減できます。
NASの自動同期ツールを使用すれば簡単かつ安全に、大容量のバックアップをとることが可能です。
自動同期で保存漏れがないことが最強です!

 

その3-2 QNAP社製NASのアプリを活用してスマホをデータ連携!

QNAP社製NASはスマホ対応の各種アプリが使用可能です。

【Qfileアプリ】
外出先や自宅で、PC・タブレット・スマホからNASのデータにアクセスすることができます。

活用例)
・遠方の出張が入ったが、大容量のデータを持って行く必要がある。しかしセキュリティの問題で、USBメモリなどにデータを入れて持ち運べない!
→Qfileを活用すれば、外出先からPC・タブレット・スマホでデータを閲覧できます。

・お客様先でプレゼン資料を見せる必要があるが、古いプレゼン資料を持ってきてしまった!
→Qfileを通じてNASにアクセス、最新のプレゼン資料データを閲覧。

・テレワークのため自宅で仕事中。PCは自宅にあるがデータは会社にしかない。
→Qfileで自宅のパソコンから社内のNASに接続、データの閲覧、ダウンロードもできる。

【Qvideo、Qphotoアプリ】
Qvideoは保存されているすべての動画を閲覧・管理することができます。
Qphotoは写真を管理することができます。

活用例)
・セミナーの動画をテレワーク中のスタッフや、他部署のスタッフにも見せたい
→Qvideoで動画共有、テレワーク中のスタッフ・他部署のスタッフへ同時に見せることが可能

・スマホで写真(動画)を撮りためているが、パソコン・外付けHDDに保存するのが面倒くさい。
→Qphoto(Qvideo)でNASに写真(動画)を簡単保存。

・撮影した子供の写真(動画)を遠隔地の祖父母に見せたい
→アプリを介して遠隔地の祖父母もタブレット・スマホで閲覧できる

 

NASを活用し、テレワークの導入とBCP対策

テレワークが新型コロナウィルス対策、感染症対策の1つとして注目を浴びている理由の1つが、【自宅等でも事業を行える】点にあります。
この理由により、テレワークはBCP対策(事業継続計画)の1つとしても、注目を浴びています。

※BCP:事業継続計画。『Business Continuity Plan』の頭文字を取った言葉です。企業が、テロや災害、システム障害等の緊急時でも、重要業務を継続するための対策、方法を記述した計画書です。

「QNAP社製NASを採用したGUARDIAN+Rバックアップシステム」は次の点からもBCP対策に有効と言えます。

1:超高耐久HDDを採用

NASは24時間動作し続けるため、筐体内に熱が籠もりがちです。
そのため通常のPC等で使用されるHDDではなく、連続稼働に耐えうるNAS用HDDを選ぶことがポイントです。

「QNAP社製高耐久NASを採用したGUARDIAN+Rバックアップシステム」は、WD(WesternDigital)社がNAS用に開発した高耐久HDD『WD Gold』『WD Red』を搭載することで、連続稼働の負担に耐えうる耐久性の高いHDDです。
NASを使用する際は、故障リスクを少しでも軽減させることが重要な点となります。

そうはいっても機器はいつか故障する可能性があります。
「GUARDIAN+R」は保守サービスとして、データ復旧を無料で受けられる「データ復旧保証」もございます。
万が一故障しても、データ復旧が無料でご利用いただけます。

NASの導入は知識がないと設置設定が難しいです。
導入時の設置設定、アクセス権限など、お客様のご要望に合わせて、プロが出張で設置設定を行います

2:遠隔バックアップが可能

「QNAP社製高耐久NASを採用したGUARDIAN+Rバックアップシステム」は、QNAP独自のアプリ機能により、東京→大阪間で遠隔バックアップができます。
万が一自然災害などが起きても、別拠点のバックアップデータを使用することで、業務をすぐに再開できます。

3:クラウドサーバーとの連携で、バックアップをより強固にしましょう

株式会社リプラスが提供しておりますクラウドTENMAとの連携が可能です。
クラウドにもバックアップを取ることで、より安全にデータを保存することができます。

導入事例:「GUARDIAN+R」を導入しようと思った決め手は?

【概要】
・ご依頼主:法人様 不動産業
・ご要望:NASのリプレイス、テレワーク導入・バックアップ体制強化
・導入機材:GUARDIAN+R「W(ダブル)」モデル HDD4TB×2

導入のきっかけ・目的

購入時より7年ほどNASを使用。
当時、パソコンに詳しい社員が社内のファイル共有のため購入し、設置までしました。

先日オフィスで停電があり、停電から復旧後、一時的にNASにアクセスできない状況が発生しました。
再起動をしたところ、無事にアクセスできるようになり、事なきを得ました。
しかし7年も使用しているため、故障リスクが高くなっているのではないか、
また、テレワークの導入検討、HDD容量も全体の80%ほど使用しており、
今後さらに容量が増大する可能性も踏まえ、リプレイスする(入れ替える)ことにしました。

導入するのであれば、
・耐久性が高い
・設置設定が依頼できる
・テレワークを導入するため、外部からも安全にアクセスができる
・万が一に備え、バックアップの構築
などの条件を満たすNASを希望。
しかし、パソコンに詳しい社員は既に退職しており、リプレイスするにしてもどんなNASを買っていいか分からない…。

まずはインターネットで上記条件を満たすNASを探すため検索しました。

検索の結果、表示されたページを見て
・高耐久ハードディスク
・出張設置サポート
・テレワークでの活用
・クラウドへのバックアップも可能

など、要望に沿うサービスがあったので、まずは電話で問い合わせしました。
問い合わせ後、翌日事務所にきていただき、現在使用しているNASの状況、使用人数などの打ち合わせを行い、最適なNASの提案をしていただけることになりました。
細かくヒアリングをしてくれた結果、設置・設定もしてくれるということでしたので、
GUARDIAN+Rシリーズの「W(ダブル)」モデルの導入をお願いしました。

導入後のお客様の声

導入後、しばらくしてから新型コロナウィルスの感染拡大が発生しました。
社内でもテレワークを検討しておりましたが、これを機にテレワークを実施。
QNAPの専用アプリ(Qfile、Qvideo、Qphoto)を使用すれば、外出先や自宅からNASにアクセスができるため、テレワーク中でも快適に活用しています。

また、「社員全員がすべてのデータにアクセスできるのは問題では?」という指摘があり、一部のデータはアクセス権限を設定をすることでクリアできました。
「GUARDIAN+R」を使用する際、不明な点があればサポートもしてくれるので、安心して運用しております。

プロも信頼するおすすめの強いNAS

プロの信頼するおすすめの強いNASをご紹介します。いろいろなタイプのNASがありますので、ランニングコストも含めたコストパフォーマンスの高いNASを見つけてくださいね。

ビジネスシーンで使える保存媒体の条件

 

条件1 ネットワークからアクセスできる

条件1 ネットワークからアクセスできる
機材種別 サーバ・NAS(Network Attached Storage)
保存媒体 主にHDD(Hard Disk Drive)が使用される・SSD
使用方法 社内のパソコンから、社員が同時アクセスし使用する
大事な要件は、
高速アクセス・動作安定・セキュリティが高く保てること

 

条件2 高耐久なHDD(ハードディスク)を搭載していること

条件2 高耐久なHDD(ハードディスク)を搭載していること
機材種別 各種OSサーバ・QNAP NASなど内蔵HDDを選べる筐体
保存媒体 Western Digital社等から超高耐久な機種が発売されている
使用方法 HDDの耐久性能をチェックすべし!
安価なHDDは故障しやすい
HDDは消耗品と捉えて、壊れにくいものを選ぶ

 

条件3 災害が起こっても、バックアップから復元できること

条件3 災害が起こっても、バックアップから復元できること
機材種別 インターネット回線を使って、定期的にバックアップができる機器
方法 VPN回線を確立、もしくは、メーカー独自のアカウント活用
使用方法 災害が起こり、機器が被災・消失しても復元できる体制が必要
日本は、災害が起こりやすい国です
万一の事態に備えて、BCP対策を構築しておきましょう!

 

条件4 NAS←・→クラウド同期バックアップに対応していること

条件4 NAS←・→クラウド同期バックアップに対応していること
機材種別 NASとクラウドを同期させることができる機種を選定
方法 NASとクラウドの親和性が大切、WEBDAV形式などを使う
使用方法 データのバックアップに重要なのは、3-2-1ルール
・データはコピーして3つ持つ
2種類以上の媒体に持つ
・もう一つは遠隔地に持つ

 

条件5 全国に出張で、設置サポート行ってくれる

条件5 全国に出張で、設置サポートを行ってくれる
機材種別 NAS・クラウドへの同期
方法 出張対応にてNASの設置及び設定、バックアップ体制の構築を実施
使用方法 難しい知識が無くても専門の技術者が現地で設置し
その日から使えるスピードが大切!
全国どこでも出張対応しているサービスを選びましょう!

 


 


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